電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范 GB/T 18894—2016

1  范圍

本標準規(guī)定了在公務(wù)活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的電子文件的收集、整理、歸檔與電子檔案的編目、管理與處置的一般方法。

本標準適用于機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子檔案管理，其他活動中產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子檔案管理可參照執(zhí)行。

2  規(guī)范性引用文件

下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB/T 2828.1—2012  計數(shù)抽樣檢驗程序  第1部分:按接收質(zhì)量限（AQL）檢索的逐批檢驗抽樣計劃（ISO 2859-1：1999，IDT）

GB/T 7156—2003  文獻保密等級代碼與標識

GB/T 9704—2012  黨政機關(guān)公文格式

GB/T 11821—2002  照片檔案整理規(guī)范

GB/T 11822—2008  科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

GB/T 12628—2008  硬磁盤驅(qū)動器通用規(guī)范

GB/T 17678—1999  CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求

GB/T 20988—2007  信息安全技術(shù)  信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范

GB/T 26163.1—2010  信息與文獻  文件管理過程  文件元數(shù)據(jù) 第1部分：原則（IS0 23081-1，IDT）

GB/T 29194—2012  電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求

DA/T 13—1994  檔號編制規(guī)則

DA/T 15—1995  磁性載體檔案管理與保護規(guī)范

DA/T 18—1999  檔案著錄規(guī)則

DA/T 22  歸檔文件整理規(guī)則

DA/T 28—2002  國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范

DA/T 31  紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

DA/T 32—2005  公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則

DA/T 38—2008  電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

DA/T 46—2009  文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案

DA/T 47—2009  版式電子文件長期保存格式需求

ISO 13008：2012  信息與文獻  數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換和遷移過程（Information and documentation — Digita1 records conversion and migration process）

ISO/TR 13028：2010  信息與文獻  檔案數(shù)字化實施指南（Information and documentation Implementation guidelines for digitization of records） 

ISO 16175.2：2011   信息與文獻  電子辦公環(huán)境中檔案管理原則和功能要求 

第2部分：數(shù)字檔案管理系統(tǒng)指南與功能要求（Principles and  functiona1 requirements for records in electronic office environments —  Part 2：Guidelines and functiona1 requirements for digita1 records  management systems）

ISO 16175.3：2010   信息與文獻  電子辦公環(huán)境中檔案管理原則和功能要求  第3部分：業(yè)務(wù)系統(tǒng)中檔案管理指南與功能要求（Information and  documentation — Principles and functiona1 requirements for records in  electronic office environments — Part3：Guidelines and functiona1  requirements for records in business systems）

3  術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1

電子文件 electronic document

國家機構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。

3.2

電子檔案 electronic records

具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件（3.1）。

3.3

元數(shù)據(jù) metadata

描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。

注：改寫GB/T 26162.1—2010，定義3.12。

3.4

組件 component

構(gòu)成電子文件、電子檔案且獨立存在的一個比特流。

[ISO 16175.2—2011，3 術(shù)語和定義]

示例：文書類電子檔案的組件包括電子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文處理單等。

3.5

真實性 authenticity

電子文件、電子檔案的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和形成背景與形成時的原始狀況相一致的性質(zhì)。

3.6

可靠性 reliability

電子文件、電子檔案的內(nèi)容完全和正確地表達其所反映的事務(wù)、活動或事實的性質(zhì)。

3.7

完整性 integrity

電子文件、電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息齊全且沒有破壞、變異或丟失的性質(zhì)。

3.8

可用性 useability

電子文件、電子檔案可以被檢索、呈現(xiàn)或理解的性質(zhì)。

3.9

業(yè)務(wù)系統(tǒng) business system

形成或管理機構(gòu)活動數(shù)據(jù)的計算機信息系統(tǒng)。

示例：辦公自動化系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)站系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)等促進機構(gòu)事務(wù)處理的應(yīng)用系統(tǒng)。

3.10

電子檔案管理系統(tǒng) electronic records management system

對電子檔案（3.2）進行采集（3.11）、歸檔（3.12）、編目、管理和處置的計算機信息系統(tǒng)。

3.11

采集 capture

對電子文件、電子檔案及其元數(shù)據(jù)進行收集和存儲的方法與過程。

3.12

歸檔 archiving

將具有憑證、査考和保存價值且辦理完畢、經(jīng)系統(tǒng)整理的電子文件（3.1）及其元數(shù)據(jù)（3.3）管理權(quán)限向檔案部門提交的過程。

3.13

移交 transfer

按照國家規(guī)定將電子檔案（3.2）的保管權(quán)交給國家檔案館的過程。

3.14

登記 registration

電子檔案進入電子檔案管理系統(tǒng)（3.10）時賦予電子檔案唯一標識符的行為。

注：改寫GB/T 26162.1—2010，3.18。

3.15

轉(zhuǎn)換 conversion

在維護真實性、完整性和可用性前提下，將電子檔案從一種載體轉(zhuǎn)換到另一種載體或從一種格式轉(zhuǎn)換成另一種格式的過程。

注：改寫GB/T 26162.1—2010，3.7。

3.16

遷移 migration

在維護真實性、完整性和可用性的前提下，將電子檔案從一個系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到另一個系統(tǒng)的過程。

注：改寫GB/T 26162.1—2010，3.13。

4  總則

4.1  電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)遵循納入單位信息化建設(shè)規(guī)劃、技術(shù)與管理并重、便于利用和安全可靠的原則。

4.2  應(yīng)對電子文件、電子檔案實施全程和集中管理，確保電子檔案的真實性、可靠性、完整性與可用性。

4.3  應(yīng)建立嚴格的管理制度，明確相關(guān)部門電子文件歸檔和電子檔案管理的職責(zé)與分工，主要包括以下四類部門的職責(zé)與分工：

a）檔案部門負責(zé)制定電子文件歸檔與電子檔案管理制度，提出業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能要求，負責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用培訓(xùn)；負責(zé)指導(dǎo)電子文件形成或辦理部門按歸檔要求管理應(yīng)歸檔電子文件；負責(zé)電子文件歸檔和電子檔案編目、管理和處置等各項工作；

b）電子文件形成或辦理部門負責(zé)電子文件的收集、整理、著錄和移交歸檔等工作；

c）信息化部門負責(zé)依據(jù)標準建設(shè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能，參與電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，為電子檔案管理提供信息化支持；

d）保密部門負責(zé)監(jiān)督涉密電子文件歸檔和電子檔案的保密管理。

4.4  應(yīng)明確各門類電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔范圍、時間、程序、接口和格式等要求。

4.5  應(yīng)執(zhí)行規(guī)范的工作程序，采取必要的技術(shù)手段，對電子文件歸檔和電子檔案管理全過程實行監(jiān)控。

4.6  應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)和離線存儲介質(zhì)實施電子文件歸檔和電子檔案管理。

5  業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)

5.1  業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能

5.1.1  應(yīng)能按6、7、8.1～8.4給出的相關(guān)要求形成、收集、整理、歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)。

5.1.2  應(yīng)內(nèi)置電子文件分類方案、保管期限表等工具，支持電子文件形成或辦理部門完整收集、整理應(yīng)歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)。

5.1.3  應(yīng)能以單個流式文檔集中記錄電子文件擬制、辦理過程中對其進行的全部修改信息。

5.1.4  能按內(nèi)置規(guī)則自動命名、存儲電子文件及其組件，保持電子文件內(nèi)在的有機聯(lián)系，建立電子文件與元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

5.1.5  能按標準生成電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔數(shù)據(jù)包，或向歸檔接口推送電子文件及其元數(shù)據(jù)。

5.1.6  能對已收集、積累的電子文件的所有操作進行跟蹤、審計。

5.1.7  需通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)開展電子檔案管理活動時，業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子檔案管理功能應(yīng)參照GB/T 29194—2012、ISO 16175-3：2010等標準以及5.2給出的要求執(zhí)行。

5.2  電子檔案管理系統(tǒng)基本功能

5.2.1  電子檔案管理系統(tǒng)基本功能和可選功能應(yīng)參照CB/T 29194—2012、DA/T 31、ISO 13028—2010、ISO 16175-2：2011等標準以及同級國家綜合檔案館的相關(guān)要求執(zhí)行。

5.2.2  應(yīng)具備電子檔案管理配置功能，包括分類方案管理、檔號規(guī)則管理、保管期限表管理、元數(shù)據(jù)方案管理、門類定義等功能。

5.2.3  應(yīng)具備電子檔案管理功能，包括電子檔案及其元數(shù)據(jù)的采集、登記、分類、編目、命名、存儲、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、移交、備份、報表管理等功能。

5.2.4  應(yīng)具備電子檔案安全管理功能，包括身份認證、權(quán)限管理、跟蹤審計、生成固化信息等功能。

5.2.5  應(yīng)具備系統(tǒng)管理功能，包括系統(tǒng)參數(shù)管理、系統(tǒng)用戶和資源管理、系統(tǒng)功能配置、操作權(quán)限分配、事件報告等功能。

5.2.6  應(yīng)具備各門類紙質(zhì)檔案管理功能，包括對電子檔案和紙質(zhì)檔案同步編目、排序、編制檔號等功能。

5.2.7  應(yīng)具備紙質(zhì)檔案數(shù)字化以及紙質(zhì)檔案數(shù)字副本管理功能。

5.3  檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施

5.3.1  檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和信息安全設(shè)施應(yīng)能保障電子檔案管理系統(tǒng)的正常運行，滿足電子文件歸檔與電子檔案管理活動的實際需求。

5.3.2  應(yīng)為檔案部門配備局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，網(wǎng)絡(luò)性能應(yīng)能適應(yīng)各門類電子文件、電子檔案傳輸、利用要求。

5.3.3  應(yīng)配備電子檔案管理系統(tǒng)以及電子檔案管理需求相適應(yīng)的系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件和存儲、備份等設(shè)備。

5.3.4  應(yīng)配備與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的安全保障設(shè)施，包括殺毒軟件、防火墻等設(shè)備。

5.4  電子檔案管理系統(tǒng)安全管理

5.4.1  電子檔案管理系統(tǒng)安全管理應(yīng)參照《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護定級工作指南》、涉密計算機信息系統(tǒng)分級保護等規(guī)定執(zhí)行。

5.4.2  應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)安全管理制度，明確管理職責(zé)和要求，規(guī)范操作行為。

5.4.3  電子檔案管理系統(tǒng)以及檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施、信息安全設(shè)施等各種設(shè)備的選型、采購應(yīng)符合國家有關(guān)信息安全和知識產(chǎn)權(quán)保護等方面的規(guī)定。

5.4.4  支撐電子檔案管理系統(tǒng)運行的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，與互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備之間的數(shù)據(jù)傳輸應(yīng)通過一次性寫入光盤實施。

5.4.5  嚴格管理電子檔案管理系統(tǒng)的專用離線存儲介質(zhì)及其用戶，定期查殺病毒，監(jiān)控非授權(quán)用戶的登錄與操作行為。

5.4.6  應(yīng)制定并實施電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)急處置預(yù)案，明確職責(zé)分工和保障措施，建立預(yù)防預(yù)警、應(yīng)急響應(yīng)和獎懲等應(yīng)急處置機制。

6  電子文件歸檔范圍

6.1  電子文件歸檔范圍

6.1.1  反映單位職能活動、具有查考和保存價值的各門類電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)收集、歸檔。

6.1.2  文書類電子文件歸檔范圍按照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等執(zhí)行。

6.1.3  照片、錄音、錄像等聲像類電子文件歸檔范圍參照GB/T 11821—2002執(zhí)行。

6.1.4  科技類電子文件的歸檔范圍按照GB/T 11822—2008、DA/T 28—2002等標準執(zhí)行。

6.1.5  各種專業(yè)類電子文件歸檔范圍按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

6.1.6  郵件類電子文件的歸檔范圍按照DA/T 32—2005等標準執(zhí)行。

6.1.7  網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件歸檔范圍可參照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。

6.2  電子文件元數(shù)據(jù)歸檔范圍

6.2.1  應(yīng)歸檔電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子文件一并收集、歸檔。

6.2.2  文書類電子文件應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)按照DA/T 46—2009等標準執(zhí)行，至少包括：

a）題名、文件編號、責(zé)任者、日期、機構(gòu)或問題、保管期限、密級、格式信息、計算機文件名、計算機文件大小、文檔創(chuàng)建程序等文件實體元數(shù)據(jù)；

b）記錄有關(guān)電子文件擬制、辦理活動的業(yè)務(wù)行為、行為時間和機構(gòu)人員名稱等元數(shù)據(jù)，應(yīng)記錄的擬制、辦理活動包括：發(fā)文的起草、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記、用印、核發(fā)等，收文的簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等。

6.2.3  科技、專業(yè)、郵件、網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)可參照6.2.2給出的要求執(zhí)行。

6.2.4  聲像類電子文件應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)包括題名、攝影者、錄音者、攝像者、人物、地點、業(yè)務(wù)活動描述、密級、計算機文件名等。

7  電子文件的收集與整理

7.1  電子文件及其元數(shù)據(jù)的收集

7.1.1  應(yīng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件擬制、辦理過程中完成電子文件的收集，聲像類電子文件、在單臺計算機中經(jīng)辦公、繪圖等應(yīng)用軟件形成的電子文件的收集由電子文件形成部門基于電子檔案管理系統(tǒng)或手工完成。

7.1.2  應(yīng)齊全、完整地收集電子文件及其組件，電子文件內(nèi)容信息與其形成時保持一致，包括但不限于以下6個方面的要求：

a）同一業(yè)務(wù)活動形成的電子文件應(yīng)齊全、完整；

b）電子公文的正本、正文與附件、定稿或修改稿、公文處理單等應(yīng)齊全、完整，電子公文格式要素符合GB/T 9704—2012的有關(guān)要求；

c）在計算機輔助設(shè)計和制造過程中形成的產(chǎn)品模型圖、裝配圖、工程圖、物料清單、工藝卡片、設(shè)計與工藝變更通知等電子文件及其組件應(yīng)齊全、完整；

d）聲像類電子文件應(yīng)能客觀、完整地反映業(yè)務(wù)活動的主要內(nèi)容、人物和場景等；

e）郵件、網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件的文字信息、圖像、動畫、音視頻文件等應(yīng)齊全、完整，網(wǎng)頁版面格式保持不變。需收集、歸檔完整的網(wǎng)站系統(tǒng)時，應(yīng)同時收集網(wǎng)站設(shè)計文件、維護手冊等；

f）以專有格式存儲的電子文件不能轉(zhuǎn)換為通用格式時，應(yīng)同時收集專用軟件、技術(shù)資料、操作手冊等。

7.1.3  以公務(wù)電子郵件附件形式傳輸、交換的電子文件，應(yīng)下載并收集、歸入業(yè)務(wù)系統(tǒng)或存儲文件夾中。

7.1.4  應(yīng)由業(yè)務(wù)系統(tǒng)按照6.2.2、6.2.3給出的要求，在電子文件擬制、辦理過程中采集文書、科技、專業(yè)等類電子文件元數(shù)據(jù)。

7.1.5  可使用WPS表格或電子檔案管理系統(tǒng)按照6.2.2 a）、6.2.4給出的要求著錄、采集在單臺計算機中經(jīng)辦公、繪圖等應(yīng)用軟件形成的各門類電子文件元數(shù)據(jù)，以及聲像類電子文件元數(shù)據(jù)。

7.2  電子文件的整理

7.2.1  應(yīng)在電子文件擬制、辦理或收集過程中完成保管期限鑒定、分類、排序、命名、存儲等整理活動，并同步完成會議記錄、涉密文件等紙質(zhì)文件的整理。

7.2.2  應(yīng)以件為管理單位整理電子文件，也可根據(jù)實際以卷為管理單位進行整理。整理活動應(yīng)保持電子文件內(nèi)在的有機聯(lián)系，建立電子文件與元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。

7.2.3  應(yīng)基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)完成電子文件、紙質(zhì)文件的整理，聲像類電子文件的整理由電子文件形成部門基于電子檔案管理系統(tǒng)或手工完成?！　?/span>

7.2.4  應(yīng)歸檔電子文件保管期限分為永久、定期30年和定期10年等。

7.2.5  電子文件分類按照電子檔案分類方案執(zhí)行，可執(zhí)行的標準或分類方案有：

a）文書類電子文件的分類整理按照 DA/T 22執(zhí)行；

b）科技類電子文件應(yīng)按照 GB/T 11822—2008、DA/T 28—2002、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等進行分類；

c）專業(yè)、郵件、網(wǎng)頁、社交媒體等類電子文件可參照DA/T 22等要求進行分類。有其他專門規(guī)定的，從其規(guī)定；

d）聲像類電子文件應(yīng)按照年度——保管期限——業(yè)務(wù)活動，或保管期限——年度——業(yè)務(wù)活動等分類方案進行分類。

7.2.6  應(yīng)在整理過程中基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件元數(shù)據(jù)庫建立紙質(zhì)文件目錄數(shù)據(jù)，涉密紙質(zhì)文件目錄數(shù)據(jù)的錄入應(yīng)符合國家保密管理要求，目錄數(shù)據(jù)項參照6.2.2 a）給出的要求執(zhí)行。

7.2.7  應(yīng)在分類方案下按照業(yè)務(wù)活動、形成時間等關(guān)鍵字，對電子文件元數(shù)據(jù)、紙質(zhì)文件目錄數(shù)據(jù)進行同步排序，排序結(jié)果應(yīng)能保持電子文件、紙質(zhì)文件之間的有機聯(lián)系。

7.2.8  應(yīng)按規(guī)則命名電子文件，命名規(guī)則應(yīng)能保持電子文件及其組件的內(nèi)在有機聯(lián)系與排列順序，能通過計算機文件名元數(shù)據(jù)建立電子文件與相應(yīng)元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，具體要求如下：

a）應(yīng)由業(yè)務(wù)系統(tǒng)按內(nèi)置命名規(guī)則自動、有序地為電子文件及其組件命名；

b）在單臺計算機中經(jīng)辦公、繪圖等類應(yīng)用軟件形成的電子文件，應(yīng)采用完整、準確的電子文件題名命名；

c）聲像類電子文件可采用數(shù)字攝錄設(shè)備自動賦予的計算機文件名。

7.2.9　可參照分類方案在計算機存儲器中建立文件夾集中存儲電子文件及其組件，完成整理活動。

8  電子文件歸檔與電子檔案編目

8.1  電子文件歸檔程序與要求

8.1.1  電子文件形成或辦理部門、檔案部門可在歸檔過程中基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的清點、鑒定、登記、填寫電子文件歸檔登記表（見表A.1）等主要歸檔程序。

8.1.2  應(yīng)清點、核實電子文件的門類、形成年度、保管期限、件數(shù)及其元數(shù)據(jù)數(shù)量等。

8.1.3  應(yīng)對電子文件的真實性、可靠性、完整性和可用性進行鑒定，鑒定合格率應(yīng)達到100%，包括：

a）電子文件及其元數(shù)據(jù)的形成、收集和歸檔符合制度要求；

b）電子文件及其元數(shù)據(jù)能一一對應(yīng)，數(shù)量準確且齊全、完整；

c）電子文件與元數(shù)據(jù)格式符合8.3、8.4給出的要求；

d）以專有格式歸檔的，其專用軟件、技術(shù)資料等齊全、完整；

e）加密電子文件已解密；

f）電子文件及其元數(shù)據(jù)經(jīng)安全網(wǎng)絡(luò)或?qū)Ｓ秒x線存儲介質(zhì)傳輸、移交；

g）電子文件無病毒，電子文件離線存儲介質(zhì)無病毒、無損傷、可正常使用。

8.1.4  檔案部門應(yīng)將清點、鑒定合格的電子文件及其元數(shù)據(jù)導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)預(yù)歸檔庫，自動采集電子文件結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)，通過計算機文件名建立電子文件與元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，在管理過程元數(shù)據(jù)中記錄登記行為，登記歸檔電子文件。

8.1.5  應(yīng)依據(jù)清點、鑒定結(jié)果，按批次或歸檔年度填寫電子文件歸檔登記表（見表A.1），完成電子文件的歸檔。

8.2  電子文件歸檔時間與歸檔方式

8.2.1  電子文件形成或辦理部門應(yīng)定期將已收集、積累并經(jīng)過整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)向檔案部門提交歸檔，歸檔時間最遲不能超過電子文件形成后的第2年6月。

8.2.2  應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或?qū)Ｓ秒x線存儲介質(zhì)，采用在線歸檔或離線歸檔方式，通過電子檔案管理系統(tǒng)客戶端或歸檔接口完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔。

8.2.3  應(yīng)結(jié)合業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)運行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及本單位實際，確定電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔接口并作出書面說明，歸檔接口通常包括但不限于以下三種：

a）webservice歸檔接口；

b）中間數(shù)據(jù)庫歸檔接口；

c）歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的規(guī)范存儲結(jié)構(gòu)。

8.3  電子文件歸檔格式

8.3.1  電子文件歸檔格式應(yīng)具備格式開放、不綁定硬軟件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等性能，能夠支持同級國家綜合檔案館向長期保存格式轉(zhuǎn)換。

8.3.2  電子文件應(yīng)以通用格式形成、收集并歸檔，或在歸檔前轉(zhuǎn)換為通用格式。版式文件格式應(yīng)按照DA/T 47—2009執(zhí)行，可采用PDF、PDF/A格式。

8.3.3  以文本、位圖文件形成的文書、科技、專業(yè)類電子文件應(yīng)按以下要求歸檔：

a）電子公文正本、定稿、公文處理單應(yīng)以版式文件格式，其他電子文件、電子文件組件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式歸檔；或

b）電子文件及其組件按順序合并轉(zhuǎn)換為一個版式文件。

8.3.4  在計算機輔助設(shè)計與制造過程中形成的科技類電子文件應(yīng)按以下要求歸檔：

a）二維矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式歸檔；

b）三維矢量文件，需永久保存的應(yīng)轉(zhuǎn)換為STEP格式歸檔，其他可根據(jù)需要按8.3.4 a）給出的要求轉(zhuǎn)為二維矢量文件歸檔。

8.3.5  以數(shù)握庫文件形成的科技、專業(yè)類電子文件，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)庫表結(jié)構(gòu)及電子檔案管理要求轉(zhuǎn)換為以下格式歸檔：

a）以ET、XLS、DBF、XML等任一格式歸檔，或

b）參照紙質(zhì)表單或電子表單版面格式，將應(yīng)歸檔數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為版式文件歸檔。

8.3.6  照片類電子文件以JPG、TIF等格式歸檔；錄音類電子文件以WAV、MP3等格式歸檔；錄像類電子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式歸檔，珍貴且需永久保存的可收集、歸檔一套MXF格式文件。

8.3.7  公務(wù)電子郵件以EML格式，網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件以HTML等格式歸檔。

8.3.8  專用軟件生成的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式歸檔。

8.4  電子文件元數(shù)據(jù)歸檔格式

8.4.1  應(yīng)根據(jù)電子文件歸檔接口以及元數(shù)據(jù)形成情況確定電子文件元數(shù)據(jù)歸檔格式。

8.4.2  經(jīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的各門類電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)根據(jù)歸檔接口確定歸檔格式：

a）選擇8.2.3 a）或8.2.3 c）所述歸檔接口時，可以ET、XLS、DBF、XML等任一格式歸檔；

b）選擇8.2.3 b）所述歸檔接口時，可與電子文件一并由業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫推送至中間數(shù)據(jù)庫，也可再由中間數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)文件。

8.4.3  聲像類電子文件元數(shù)據(jù)、在單臺計算機中經(jīng)辦公、繪圖等應(yīng)用軟件形成的電子文件，可以ET、XLS、DBF等格式歸檔。

8.5  電子檔案的編目

8.5.1  應(yīng)對電子檔案與紙質(zhì)檔案進行同步整理審核、編制檔號等編目活動。

8.5.2  應(yīng)對整理階段劃定的電子檔案保管期限與分類結(jié)果進行審核和確認，對不合理或不準確的應(yīng)進行修正。

8.5.3  應(yīng)在整理審核基礎(chǔ)上，對電子檔案、紙質(zhì)檔案重新排序，并依據(jù)排序結(jié)果編制文件級檔號。

8.5.4  應(yīng)采用文件級檔號或唯一標識符作為要素為電子檔案及其組件重命名，同時更新相應(yīng)的計算機文件名元數(shù)據(jù)。

8.5.5  應(yīng)按照DA/T 18—1999以及6.2.4給出的要求對電子檔案、紙質(zhì)檔案做進一步著錄，規(guī)范、客觀、準確地描述主題內(nèi)容與形式特征。

8.5.6  完成整理編目后，應(yīng)將電子檔案及其元數(shù)據(jù)、紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)歸入電子檔案管理系統(tǒng)正式庫，并參照7.2.9給出的要求分類、有序地存儲電子檔案及其組件。

8.6  檔號編制要求

8.6.1  應(yīng)按照DA/T 13—1994等標準以及電子檔案全程管理要求確定檔號編制規(guī)則。

8.6.2  應(yīng)采用同級國家綜合檔案館檔號編制規(guī)則為室藏電子檔案、紙質(zhì)檔案編制檔號。

8.6.3  檔號應(yīng)能唯一標識全宗內(nèi)任一電子檔案或紙質(zhì)檔案。

8.6.4  以檔號作為電子檔案命名要素時，計算機文件名應(yīng)能在計算機存儲器中唯一標識、有序存儲全宗內(nèi)任意一件電子檔案及其組件。

9  電子檔案的管理

9.1  電子檔案的存儲

9.1.1  應(yīng)為電子檔案及其元數(shù)據(jù)的安全存儲配置與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的在線存儲設(shè)備。

9.1.2  電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)依據(jù)檔號等標識符構(gòu)成要素在計算機存儲器中逐級建立文件夾，分門別類、集中有序地存儲電子檔案及其組件，并在元數(shù)據(jù)中自動記錄電子檔案在線存儲路徑。

9.1.3  在線存儲系統(tǒng)應(yīng)實施容錯技術(shù)方案，定期掃描、診斷硬磁盤，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處置。

9.2  電子檔案的備份

9.2.1  應(yīng)結(jié)合單位電子檔案管理和信息化建設(shè)實際，在確保電子檔案的真實、完整、可用和安全基礎(chǔ)上，統(tǒng)籌制定電子檔案備份方案和策略，實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等備份管理。

9.2.2  電子檔案近線備份與災(zāi)難備份的基本要求如下：

a）宜采用磁帶備份系統(tǒng)進行近線備份，應(yīng)定期對電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)的配置數(shù)據(jù)和日志數(shù)據(jù)等進行全量、增量或差異備份；

b）電子檔案數(shù)量達到一定量且條件許可時，可實施電子檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的熱備份；

c）本單位建設(shè)災(zāi)難備份中心時，應(yīng)將電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)的災(zāi)難備份納入規(guī)劃之中，進行同步分析、設(shè)計和建設(shè)。電子檔案的災(zāi)難備份和災(zāi)難恢復(fù)應(yīng)參照GB/T 20988—2007等標準要求執(zhí)行。

9.2.3  電子檔案離線備份的基本要求如下：

a）應(yīng)采用一次寫光盤、磁帶、硬磁盤等離線存儲介質(zhì)，參照GB/T  2828.1—2012、GB/T 12628—2008、GB/T 17678—1999、DA/T 15—1995、DA/T  38—2008等標準實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等的離線備份；

b）電子檔案離線存儲介質(zhì)至少應(yīng)制作一套?？筛鶕?jù)異地備份、電子檔案珍貴程度和日常應(yīng)用需要等實際情況，制作第二套、第三套離線存儲介質(zhì)，并在裝具上標識套別；

c）應(yīng)對離線存儲介質(zhì)進行規(guī)范管理，按規(guī)則編制離線存儲介質(zhì)編號，按規(guī)范結(jié)構(gòu)存儲備份對象和相應(yīng)的說明文件，標識離線存儲介質(zhì)。禁止在光盤表面粘貼標簽；

d）離線存儲介質(zhì)的保管除參照紙質(zhì)檔案保管要求外，還應(yīng)符合下列條件：

——應(yīng)作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層；

——應(yīng)裝盒，豎立存放或平放，避免擠壓；

——應(yīng)遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離；

——保管環(huán)境溫度選定范圍：光盤17℃～20℃，磁性載體15℃～27℃；相對濕度選定范圍：光盤20%～50%，磁性載體40%～60%。具體要求見DA/T 15—1995、DA/T 38—2008。

e）電子檔案或電子檔案離線存儲介質(zhì)自形成起一年內(nèi)可送同級國家綜合檔案館電子檔案中心進行備份；

f）應(yīng)定期對磁性載體進行抽樣檢測，抽樣率不低于10%；抽樣檢測過程中如果發(fā)現(xiàn)永久性誤差時應(yīng)擴大抽檢范圍或進行100%的檢測，并立即對發(fā)生永久性誤差的磁性存儲介質(zhì)進行復(fù)制或更新；

g）對光盤進行定期檢測，檢測結(jié)果超過三級預(yù)警線時應(yīng)立即實施更新；

h）離線存儲介質(zhì)所采用的技術(shù)即將淘汰時，應(yīng)立即將其中存儲的電子檔案及其元數(shù)據(jù)等轉(zhuǎn)換至新型且性能可靠的離線存儲介質(zhì)之中；

i）確認離線存儲介質(zhì)的復(fù)制、更新和轉(zhuǎn)換等管理活動成功時，再按照相關(guān)規(guī)定對原離線存儲介質(zhì)實施破壞性銷毀。應(yīng)對離線存儲介質(zhì)管理活動進行登記，登記內(nèi)容參見表A.2。

9.3  電子檔案的利用

9.3.1  電子檔案的提供利用應(yīng)嚴格遵守國家相關(guān)保密規(guī)定。

9.3.2  應(yīng)根據(jù)工作崗位、職責(zé)等要求在電子檔案管理系統(tǒng)為利用者設(shè)置相應(yīng)的電子檔案利用權(quán)限。

9.3.3  利用者應(yīng)在權(quán)限允許范圍內(nèi)檢索、瀏覽、復(fù)制、下載電子檔案、電子檔案組件及其元數(shù)據(jù)。

9.3.4  電子檔案及其元數(shù)據(jù)的離線存儲介質(zhì)不得外借，其使用應(yīng)在檔案部門的監(jiān)控范圍內(nèi)。

9.3.5  對電子檔案采用在線方式提供利用時，應(yīng)遵守國家有關(guān)信息安全的相關(guān)規(guī)定，從技術(shù)和管理兩方面采取嚴格的管理措施。

9.4  電子檔案的統(tǒng)計

9.4.1  應(yīng)按照檔案統(tǒng)計年報要求及本單位實際需要對各門類電子檔案情況進行統(tǒng)計。

9.4.2  可按檔案門類、年度、保管期限、密級、卷數(shù)、件數(shù)、大小、格式、時長、銷毀、移交等要素，對室藏電子檔案數(shù)量等情況進行統(tǒng)計。

9.4.3  可按年度、檔案門類、保管期限、卷數(shù)、件數(shù)、利用人次、利用目的、復(fù)制、下載等要素對電子檔案利用情況進行統(tǒng)計。

9.5  電子檔案元數(shù)據(jù)的維護

9.5.1  應(yīng)基于電子檔案管理系統(tǒng)在電子檔案管理全過程中持續(xù)開展電子檔案元數(shù)據(jù)采集、備份、轉(zhuǎn)換和遷移等管理活動。

9.5.2  實施電子檔案管理系統(tǒng)升級或更新、電子檔案格式轉(zhuǎn)換等管理活動時，應(yīng)自動采集新增的電子檔案背景、結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)，包括信息系統(tǒng)描述、格式信息、音頻編碼標準、視頻編碼標準、技術(shù)參數(shù)等。

9.5.3  應(yīng)參照GB/T 26163.1—2010等標準持續(xù)并自動采集電子檔案管理過程元數(shù)據(jù)，應(yīng)記錄的電子檔案管理過程包括登記、格式轉(zhuǎn)換、遷移、鑒定、銷毀、移交等，具體見8.1.4、10.2.5、10.3.4給出的要求。

9.5.4  應(yīng)通過備份、格式轉(zhuǎn)換、遷移等措施管理電子檔案元數(shù)據(jù)，包括電子文件歸檔接收的以及歸檔后形成的電子檔案元數(shù)據(jù)，具體見9.2、10.2、10.3.4給出的要求。

9.5.5  應(yīng)禁止修改電子檔案背景、結(jié)構(gòu)和管理過程元數(shù)據(jù)，對題名、責(zé)任者、文件編號、日期、人物、保管期限、密級等元數(shù)據(jù)的修改應(yīng)符合管理規(guī)定，修改操作應(yīng)記錄于日志文件中。

9.5.6  應(yīng)確保電子檔案與其元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系得到維護。

10  電子檔案的處置

10.1  電子檔案的鑒定與審查

10.1.1  應(yīng)定期對電子檔案進行銷毀鑒定和解密審查，鑒定、審查程序應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。

10.1.2  檔案部門應(yīng)根據(jù)本單位檔案保管期限表進行電子檔案銷毀鑒定，提出被鑒定對象的續(xù)存或銷毀意見，必要時可協(xié)商相關(guān)職能部門。銷毀鑒定意見經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)或主管部門審核、批準后方可實施。

10.1.3  電子檔案的解密審查應(yīng)由檔案部門、保密部門共同實施，必要時可協(xié)商相關(guān)職能部門。解密審查意見經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)或主管部門審核、批準后方可實施。

10.1.4  應(yīng)根據(jù)電子檔案所標密級并結(jié)合國家有關(guān)政策、要求，參照GB/T 7156—2003等標準定期對涉密電子檔案進行密級審查，實施解密、延長保密期限或提升密級等處置活動。

10.1.5  到期電子檔案移交進館前，應(yīng)進行解密審查。

10.2  電子檔案的轉(zhuǎn)換與遷移

10.2.1  應(yīng)在確保電子檔案的真實、可靠、完整和可用基礎(chǔ)上，參照ISO 13008—2012等標準實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移。

10.2.2  出現(xiàn)以下但不限于以下情況時，應(yīng)實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移：

a）電子檔案當(dāng)前格式將被淘汰或失去技術(shù)支持時，應(yīng)實施電子檔案或元數(shù)據(jù)的格式轉(zhuǎn)換；

b）因技術(shù)更新、介質(zhì)檢測不合格等原因需更換離線存儲介質(zhì)時，應(yīng)實施電子檔案或元數(shù)據(jù)離線存儲介質(zhì)的轉(zhuǎn)換；

c）支撐電子檔案管理系統(tǒng)運行的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、臺式計算機、服務(wù)器、磁盤陣列等主要系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件等設(shè)備升級、更新時，應(yīng)實施電子檔案管理系統(tǒng)、電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷移；

d）電子檔案管理系統(tǒng)更新時，應(yīng)實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷移。

10.2.3  應(yīng)按照確認轉(zhuǎn)換或遷移需求、評估轉(zhuǎn)換或遷移風(fēng)險、制定轉(zhuǎn)換或遷移方案，審批轉(zhuǎn)換或遷移方案、轉(zhuǎn)換或遷移測試、實施轉(zhuǎn)換或遷移、評估轉(zhuǎn)換或遷移結(jié)果、報告轉(zhuǎn)換或遷移結(jié)果等步驟實施電子檔案及/或元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移。

10.2.4  應(yīng)在確信轉(zhuǎn)換或遷移活動成功實施之后，根據(jù)本單位實際對轉(zhuǎn)換或遷移前的電子檔案及其元數(shù)據(jù)進行銷毀或繼續(xù)留存的處置。

10.2.5  電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換、遷移活動應(yīng)記錄于電子檔案管理過程元數(shù)據(jù)中，并填寫電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表（見表A.3）。

10.2.6  重新對經(jīng)過格式轉(zhuǎn)換后的電子檔案及其元數(shù)據(jù)進行備份。

10.3  電子檔案的移交與銷毀

10.3.1  保管期限為永久的電子檔案及其元數(shù)據(jù)自形成之日起5年內(nèi)應(yīng)向同級國家綜合檔案館移交，移交工作按照《電子檔案移交與接收辦法》和同級國家綜合檔案館的要求執(zhí)行。

10.3.2  紙質(zhì)、銀鹽感光材料等各門類傳統(tǒng)載體檔案應(yīng)以數(shù)字副本及其目錄數(shù)據(jù)移交進館，以確保移交年度內(nèi)數(shù)字檔案資源的完整性。紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換應(yīng)按照DA/T 31、ISO/TR 13028—2010以及同級國家綜合檔案館的要求執(zhí)行。

10.3.3  電子檔案的銷毀應(yīng)參照國家關(guān)于檔案銷毀的有關(guān)規(guī)定與程序執(zhí)行。

10.3.4  應(yīng)從在線存儲設(shè)備、異地容災(zāi)備份系統(tǒng)中徹底刪除應(yīng)銷毀電子檔案，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)在管理過程元數(shù)據(jù)、日志中自動記錄鑒定、銷毀活動，將被銷毀電子檔案的元數(shù)據(jù)移入銷毀數(shù)據(jù)庫。

10.3.5  應(yīng)銷毀電子檔案的離線存儲介質(zhì)，應(yīng)對其實施破壞性銷毀。實施銷毀前，應(yīng)對備份其中的其他電子檔案進行離線存儲介質(zhì)的轉(zhuǎn)換。

10.3.6  屬于保密范圍的電子檔案，其銷毀應(yīng)按國家保密規(guī)定實施。

10.3.7  應(yīng)填寫電子檔案銷毀登記表（見表A.4）并歸檔保存。

附 錄 A

（資料性附錄）

登記表格式

表A.1  電子文件歸檔登記表

注：歸檔電子文件門類包括：文書，科技，專業(yè)，聲像，電子郵件，網(wǎng)頁，社交媒體，[其他]。

表A.2  電子檔案離線存儲介質(zhì)管理登記表

表A.3  電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表

表A.4  電子檔案銷毀登記表